Với mức thu nhập bình quân cùng cơ hội thăng tiến hấp dẫn, Sales Administrator là một công việc “hot” đã và đang được nhiều người lựa chọn. Vậy nhiệm vụ  chính của một sale admin là gì? Mức đãi ngộ ra sao, các kỹ năng cơ bản nào cần có cho vị trí công việc này? Hãy cùng Langmaster giải đáp mọi thắc mắc về nghề sale admin trong bài viết chi tiết dưới đây nhé! 

1. Sale admin là gì?

Sale Admin là viết tắt của Sales Administrator, là trợ lý hay thư ký kinh doanh của một tổ chức, doanh nghiệp. Họ là người chịu trách nhiệm phối hợp với các bộ phận, phòng ban, với vai trò hỗ trợ và thúc đẩy các hoạt động bán hàng tăng doanh số. Sale Admin nắm giữ vị trí then chốt trong việc tăng doanh thu cho các doanh nghiệp. Họ sẽ nhận chỉ đạo trực tiếp từ giám đốc kinh doanh (CCO) và trưởng bộ phận.

2. Công việc chính của sale admin là gì?

2.1 Tiếp nhận và xử lý đơn hàng

Thông tin đơn đặt hàng sẽ được gửi đến công ty qua website, email, điện thoại, hoặc từ các telesale, đại diện bán hàng của doanh nghiệp. Nhiệm vụ của Sale Administrator lúc này là kiểm tra thông tin, tình trạng của các đơn đặt hàng để đảm bảo có được đầy đủ các thông tin cần thiết về sản phẩm hoặc dịch vụ từ phía khách hàng như: số lượng, giá cả, chiết khấu,... một cách chính xác. 

Trong trường hợp sai, thiếu sót thông tin hay không rõ về bất kỳ nội dung nào của đơn đặt hàng có liên quan đến các sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp thì sale admin sẽ chính là người trực tiếp liên hệ lại với khách hàng và làm rõ.  

2.2 Nhập đơn hàng vào hệ thống

Sau khi đã xác nhận đơn hàng, sale admin sẽ tiến hành nhập thông tin vào hệ thống máy tính để tiếp theo chuyển giao cho các bộ phận có liên quan như bộ phận kho, sản xuất, điều phối và giao hàng xử lý. Sale admin cũng cần thực hiện kiểm tra lại tình trạng tín dụng, thanh toán, hạn mức công nợ của khách hàng với doanh nghiệp để có thể phát hành đơn đặt hàng, cho phép gửi đi hoặc sản xuất. 

Thêm nữa, sale admin cũng là bên chịu trách nhiệm kiểm tra độ chính xác của thông tin liên hệ nhận hàng của khách hàng, gửi yêu cầu bổ sung hoặc cập nhật các thay đổi thông tin nếu có. Khi đã hoàn tất đơn đặt hàng, họ sẽ thông báo nhắc nhở bộ phận kế toán lên hóa đơn và gửi cho khách hàng. 

2.3 Quản lý thông tin hồ sơ của khách hàng, đối tác

Toàn bộ những thông tin có liên quan đến đối tác, khách hàng hiện đang thực hiện giao dịch với công ty đều được bộ phận Sale Admin quản lý và tiến hành cập nhật khi có sự thay đổi. Ngoài ra, họ cũng chịu trách nhiệm tạo hồ sơ cho khách hàng mới, gồm có: tên của người đại điện quản lý, thông tin cụ thể về cách thức liên lạc, đơn đặt hàng và hóa đơn. 

Việc quản lý thông tin, hồ sơ khách hàng một cách khoa học, có hệ thống sẽ giúp sale admin có thể cung cấp các dữ liệu chính xác, đầy đủ cho những báo cáo bán hàng. Tạo điều kiện để bộ phận kinh doanh lên kế hoạch kinh doanh thương hiệu, phối hợp thực hiện hiệu quả các chiến dịch tiếp thị với bộ phận Marketing. 

2.4 Hỗ trợ, tư vấn bán hàng

Ngoài các nhiệm vụ đã nêu trên thì Sale Admin cũng là bộ phận tham gia hỗ trợ bán hàng bằng cách thực hiện một số yêu cầu từ khách hàng như: cung cấp thông tin về thời gian giao hàng, báo giá sản phẩm,...

3. Những kỹ năng cần có của một sale admin

3.1 Kỹ năng giao tiếp, đàm phán

Đây là kỹ năng không thể thiếu nếu bạn muốn ứng tuyển vào vị trí sale admin của bất kỳ công ty, doanh nghiệp nào. Kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp bạn tìm kiếm được nhiều khách hàng, từ đó nâng cao thành tích doanh số, hoàn thành tốt nhiệm vụ.

Đối với một sale admin, kỹ năng giao tiếp gồm có tìm kiếm, xây dựng mối quan hệ với khách hàng, tiếp đó sẽ bắt đầu tư vấn, đàm phán, thương lượng để ký kết hợp đồng, tối ưu lợi ích của khách hàng và doanh nghiệp. Ngoài ra, một sale admin giỏi cũng cần biết cách giao tiếp tốt với cấp trên và các đồng nghiệp để tăng hiệu quả phối hợp trong công việc. 

Xem thêm: KỸ NĂNG GIAO TIẾP LÀ GÌ? 9 CÁCH CẢI THIỆN KỸ NĂNG GIAO TIẾP HIỆU QUẢ

3.2 Kỹ năng giải quyết vấn đề

Một trong những khó khăn mà các sale admin thường gặp phải chính là áp lực công việc. Nếu muốn theo đuổi công việc này, bạn cần phải rèn luyện khả năng giải quyết các vấn đề một cách bình tĩnh, chịu được các tình huống áp lực để đảm bảo thông suốt tiến trình công việc được giao.
Kể cả trong trường hợp rơi vào bế tắc hoặc phải đối diện với những phản hồi không tích cực từ khách hàng, một sale admin cũng cần phải giữ vững tâm lý, đưa ra cách giải quyết vấn đề đảm bảo có lợi nhất cho công ty. 

Xem thêm: KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ: KHÁI NIỆM, PHƯƠNG PHÁP VÀ CÁCH CẢI THIỆN

3.3 Kỹ năng tin học văn phòng 

Sale admin giữ vai trò như một thư ký hay trợ lý kinh doanh, cần phải biết thường xuyên phối hợp với các bộ phận khác triển khai công việc, thực hiện các hoạt động kinh doanh, làm báo cáo cho trưởng bộ phận hoặc giám đốc kinh doanh. Các công việc chủ yếu cần sử dụng máy tính, yêu cầu thao tác nhanh gọn, chính xác.
Do đó, tin học văn phòng chính là kỹ năng bắt buộc đầu tiên mà một sale admin cần có. Yêu cầu là bạn phải thành thạo việc sử dụng các phần mềm soạn thảo văn bản phục vụ cho công việc như soạn hợp đồng, làm hồ sơ, viết báo cáo… 

Xem thêm: TẤT TẦN TẬT VỀ KỸ NĂNG TIN HỌC VĂN PHÒNG BẠN CẦN BIẾT

3.4 Kỹ năng quản lý, sắp xếp khoa học

Với một khối lượng công việc không hề nhỏ, sale admin cần có tính đa nhiệm và quản lý thời gian, sắp xếp các đầu việc một cách khoa học. Đây được xem là một kỹ năng vô cùng quan trọng nếu bạn muốn trở thành một sale admin. Hãy viết ra các đầu việc, ưu tiên các việc gấp quan trọng và lần lượt hoàn thành để không bị sót. 

3.4 Kỹ năng thuyết trình

Trong quá trình làm việc, vì tính đặc thù công việc mà ở một số doanh nghiệp, sale admin còn đảm nhận vai trò thuyết trình với đối tác, khách hàng. Vì vậy, để đảm bảo hoàn thành công việc tốt nhất, thuyết phục được khách hàng tin tưởng và lựa chọn sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp thì sale admin cần phải trau dồi kỹ năng thuyết trình, thể hiện phong thái tự tin, khéo léo và lôi cuốn.

3.5 Kỹ năng làm việc nhóm

Kỹ năng làm việc nhóm cũng rất quan trọng khi sale admin cần phối hợp làm việc thường xuyên với phòng kinh doanh hay những bộ phận khác có liên quan. Điều này sẽ giúp tạo nên một tập thể làm việc gắn kết, đạt được hiệu suất cao. 

4. Quyền lợi của sale admin

• Công việc Sale Admin khá đa nhiệm, phù hợp với những người có tính chủ động cao trong công việc. Khi làm việc ở vị trí này, bạn sẽ có cơ hội học hỏi thêm nhiều thứ về khả năng bán hàng và kỹ năng quản lý điều hành.
• Với kinh nghiệm tích lũy dày dặn sau này, bạn có thể phấn đấu để thăng tiến lên nhiều vị trí cao hơn như trưởng phòng hoặc giám đốc kinh doanh. Tuy nhiên, điều kiện là bạn cần phải tạo ra giá trị và lợi ích lớn cho doanh nghiệp. 

• Thông thường thu nhập ở vị trí sale admin sẽ bao gồm lương cứng và khoản thưởng. Mức lương cơ bản khi chưa có kinh nghiệm sẽ dao động từ 5.5 – 7 triệu đồng/tháng. Với kinh nghiệm đã có, bạn có thể thỏa thuận được mức lương cao hơn xứng đáng với năng lực của bản thân.

5. Cơ hội thăng tiến của nghề sale admin

Đảm nhận vị trí quan trọng trong doanh nghiệp nên lộ trình thăng tiến của một sale admin rất rộng mở và hấp dẫn. Cụ thể:

• Sau 1 - 3 năm có kinh nghiệm: Bạn có thể được cất nhắc lên vị trí Giám sát bán hàng. Lúc này, công việc chủ yếu sẽ là xây dựng kế hoạch kinh doanh, đào tạo đội ngũ nhân viên, đảm bảo độ bao phủ, doanh số, cung ứng. Mức lương cứng từ 10 – 16 triệu/tháng, chưa tính thưởng và khoản hoa hồng.
• Từ sau khoảng 3 - 5 năm, nếu có cơ hội, bạn có thể tiếp tục nhắm đến vị trí Sale Admin Manager. Công việc sẽ là phụ trách chỉ đạo, giám sát các hoạt động của nhóm và nhân viên trong bộ phận Sale Admin. Hỗ trợ giám đốc kinh doanh trong việc phát triển sản phẩm, cũng như quản lý khu vực hay tham gia tư vấn. Mức lương cao hơn, có thể lên đến 20 – 35 triệu/tháng.
• Giám đốc kinh doanh: Vị trí này yêu cầu tuyển dụng khắt khe về nghiệp vụ và khả năng quản lý. Thâm niên yêu cầu từ 7 - 10 năm hoặc hơn và chịu trách nhiệm cho sự phát triển của doanh nghiệp trong các hoạt động kinh doanh.  Do đó, mức lương hấp dẫn có thể lên đến 40.000.000 đồng/tháng.

6. Lời khuyên hữu ích cho công việc sale admin

Nếu như muốn ứng tuyển vào vị trí sale admin, thì dưới đây sẽ là một số lời khuyên hữu ích dành cho bạn!

• Sale Admin cần phải cố gắng để hỗ trợ các bộ phận còn lại nhằm giúp công việc được tối ưu, đạt hiệu quả cao nhất.
• Bạn cần phải kiểm soát hiệu quả công nợ của khách hàng bằng cách lên những kế hoạch triển khai hợp lý, giúp giữ hạn mức tín dụng của khách hàng luôn ở mức an toàn. Nếu như phát sinh bất kỳ tình huống nào ngoài tầm kiểm soát, bạn phải báo cáo ngay với cấp trên và không được tự ý giải quyết.
• Hãy học cách kiểm soát cảm xúc của bản thân và luôn giữ thái độ nhã nhặn, đúng mực đối với khách hàng. Việc lắng nghe những thắc mắc cũng như góp ý của khách hàng sẽ giúp cho bạn hiểu rõ hơn các vấn đề họ đang gặp phải để đề xuất hướng giải quyết kịp thời.
• Bạn nên xây dựng các mối quan hệ tốt, giao thiệp rộng trong công ty để có được sự hỗ trợ và phối hợp từ mọi người.

• Hãy luôn quan niệm rằng bất cứ việc làm nào cũng cần phải mang đến giá trị, kết quả tốt và đóng góp vào sự phát triển của công ty. Từ đó, bạn sẽ tạo được niềm tin và dễ dàng đạt được các vị trí thăng tiến cao hơn. 

• Đối với giấy tờ trong công việc, bạn cần lưu ý trong việc kiểm tra và xử lý thật cẩn trọng. Tuyệt đối không được để xảy ra bất cứ sai sót nào hoặc làm đi làm lại giấy tờ quá nhiều lần, gây mất thời gian cho đôi bên. Điều này sẽ khiến đối tác có cảm giác bạn làm việc không có sự chuyên nghiệp. 

Trên đây là toàn bộ những chia sẻ hữu ích về công việc sale admin của Langmaster. Hy vọng với những kiến thức được cung cấp khá chi tiết trong bài viết, bạn sẽ phần nào hiểu rõ hơn về công việc này và từ đó đưa ra quyết định có nên lựa chọn vị trí sale admin này không nhé!